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Entreprise Content Management
ECM (GED)

 

L'essentiel sur l'ECM 

L’Entreprise Content Management (ECM), ou gestion de contenu d’entreprise, permet à une entreprise de maîtriser l’ensemble des flux documentaires, des pièces documentaires associées ainsi des processus documentaires (workflow). L’ECM, connu historiquement sous le nom de GED, pour Gestion Electronique de Documents, est une brique clé de la gestion d’entreprise (parfois associé au BPM, Business Process Management). La solution centralise l’ensemble des documents sensibles d’une entreprise et en facilite l’accès sécurisé auprès des employés ainsi que de l’ensemble des partenaires et des fournisseurs. Il sert en cela de référentiel documentaire.

Initialement installées sur site, les solutions d’ECM, comme tous les applicatifs d’entreprise, connaissent un bouleversement apporté par le Cloud qui les fait davantage évoluer vers des plateformes intégrées de services de contenus, appelé Content Service Platform (CSP). Ces plateformes garantissent un alignement des flux documentaires et du contenu de l’entreprise au plus près des processus évolutifs de l’entreprise et de la stratégie numérique. Une stratégie de transformation vers laquelle se tourne la grande majorité des entreprises, tous secteurs confondus. Cela est possible via un découplage des fonctions d’ECM sous la forme de services et, surtout, de leur possible intégration sous la forme d’API aux applications métier.

Les fonctions principales d’une solution ECM sont :

Capture et reconnaissance de documents Classification / Taxonomie automatisée Stockage du document électronique selon un plan de classement Archivage règlementaire et classique Mise en place de workflows Parapheur électronique et signature électronique Recherche et indexation Outils de collaboration Gestion des accès et des rôles
L’ECM apporte des bénéfices essentiels aux entreprises alors aux prises avec la transformation de leurs processus. Parmi les principaux gains, on retrouve :

L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée ; La centralisation des documents de référence ; La mise en place d’un document référent pour tous (Single Proof) ; La mise en place de workflows automatisés alignés sur la stratégie de l’entreprise; La traçabilité des flux et l’audit des différentes actions sur les documents ; La collaboration facilitée autour des documents ; La sécurisation des documents pour garantir leur conformité.

 

 

 

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